As notas fiscais superaram os conceitos de “um mero papel que eu recebo quando comprar algo”, ou “recibo” que serve somente para sabermos quanto de impostos estamos pagando. Com o surgimento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o documento quando emitido é armazenado digitalmente com o intuito de oficializar as operações de circulação de mercadorias no País (Território Nacional), ou prestação a de serviços, no caso das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFS-e).

Mas afinal: Quais outras utilidades tem esse documento fiscal possui?

Muitos empreendedores cometem o triste erro de enxergar a gestão de Nota Fiscal Eletrônica (NFe) simplesmente como um empecilho burocrático e desconhecem seu imenso potencial de fornecer informações fundamentais para tomadas de decisões gerenciais mais inteligentes, informações estas que, muitas vezes, só seriam conseguidas por meio de extensos (e potencialmente dispendiosos) trabalhos com a contratação de consultorias especializadas especialmente de empresas de auditorias denominadas Big Four.

Reunimos aqui alguns e mais comuns erros cometidos por empresas quando o assunto são as NFe e sugestões de como passar a acertar daqui para frente para evitar transtornos futuro que podem pesar no bolso!

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

Salva-guarda de Notas Fiscais Eletrônicas:

Não armazenar os arquivos XMLs de documentos fiscais, como determina a atual legislação fiscal e tributária. Sempre que ocorrer uma transação comercial relacionada a compra ou venda, as partes envolvidas dificilmente esperam que essa relação irá terminar em problemas e dores de cabeça entre eles. Por esse motivo, é raro encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais em acervo disponível para serem apresentados quando exigidos em um processo de fiscalização ambíguo.

A empresa que vende, se não armazenar as notas fiscais da forma corretamente será ainda mais grave! Afinal, segundo a legislação fiscal e tributária brasileira, a nota fiscal deve ser armazenada por 5 anos de forma cronológica, sequencial, ordenada, cujo prazo em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem mais cobrar dívidas atrasadas.

Além disso, não armazenar as notas fiscais pode acarretar multas pesadas para as organizações que podem ultrapassar o valor de Mil Reais (R$1.000,00) por documento perdido ou XML de Nota Fiscal não apresentada durante um processo de fiscalização.

Sua empresa está correndo atrás de XMLs das Notas Fiscais?

Podemos lhe orientar quanto as NFe emitidas contra o seu CNPJ diretamente da Secretaria da Fazenda baixando os arquivos XMLs das NFe para que sua empresa tenha as NFe como um processo interno e rotina mensal de fechamento na sua organização.

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

Achar que a DANFE ou o Papel Impresso é a Nota Fiscal:

Uma confusão muito comum entre os empresários. O papel impresso é simplesmente uma versão simplificada da NFe, denominada DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica), que tem todas as informações resumidas e dados presentes descritos na nota fiscal que não é uma nota e não possui validade jurídica.

A verdadeira Nota Fiscal Eletrônica NFe é o arquivo digital com a extensão XML, que foi assinado digitalmente e autorizado pela Secretarias Estaduais de Fazenda serem emitidas, porém, o DANFE é importante instrumento que desempenha a função de representar a emissão da nota fiscal em caso de contingência, provar o valor das mercadorias (produtos) em circulação, por exemplo em caso de acionamento de seguro que comprove a origem de produtos durante uma fiscalização de transporte e armazenamento.

Por esse motivo, é bastante comum confundir a emissão da DANFE com a NFe em si, pois ainda existem muitas dúvidas acerca deste assunto por parte de empresários, empreendedores e não contadores, por isso elaboramos também um artigo com as 10 dúvidas mais comuns sobre emissão da DANFE.

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

Não armazenar as NFe de modo apropriado:

Não armazenar as NFe de modo cronológico, ordenado e sequencial. Perigosíssimo essa situação: É uma obrigação fiscal exigida de qualquer empresa para armazenar todas as Notas Fiscais Eletrônicas, tanto emitidas quanto recebidas, por um período mínimo de 5 anos mais (1) o ano corrente, segundo a atual legislação, dependendo da sua versão e conteúdo, um único documento pode ter até 300 campos digitáveis envolvendo pequenas divergências ou inconsistências de dados que podem render multas de até mil reais por documento emitido.

Caso ocorra uma determinada fiscalização na sua empresa e esses arquivos não sejam apresentados, as multas podem passar de R$1.000,00 por documento perdido e reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos.

Já pensou em fazer a consulta e armazenamento de seus documentos fiscais automaticamente?

Saiba como é possível através de uma plataforma de gestão de Notas Fiscais conectada diretamente com a Secretaria da Fazenda para ser armazenda em nuvem ficando a disposição sempre que solicitado.

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

Não arquivar os documentos de forma organizada e segura

Imagine que você guarde todos os arquivos de NFe em uma pasta no seu computador. Agora, como você faria para encontrar uma nota recebida de um fornecedor em junho de 2014? Se você tiver organizado as informações em pastas, por data, nome, fica mais fácil, mas se o seu computador queimar, ou seu disco travar, você terá um enorme “abacaxi” nas mãos para descascar e acredite, o auditor fiscal não está nem um pouco interessado em saber de seus problemas e ponto final, não adianta insistir ou se desculpar.

O ideal é que sua companhia tenha todo o armazenamento (acervo) de documentos de notas fiscais tanto de entrada como saída até mesmo para ser visualizada em um app eficiente e tecnologicamente funcional, que lhe proporcione acesso rápido á todas as suas suas notas fiscais num simples clique. Isso reduz a dependência de incertezas como e-mails para receber seus arquivos XMLs e trabalhar com maior agilidade e praticidade na sua empresa.

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

Esperar pelo fornecedor para receber a nota fiscal anexada através de e-mail:

Ai está outro grande problema, depender exclusivamente de seus inúmeros fornecedores para recebimento de arquivos XML é uma péssima ideia. Por exemplo, caixas de e-mail lotam com frequência e se perdem com tantos Spams, o emissor se esquece de enviar o documento e, não raro, esse arquivo pode nem ter sido enviado para o endereço de eMail correto, ou alterado o endereço de eMail de recebimento etc. Em suma, a empresa não recebe a nota e perde um documento fiscal importante seja ele de entrada ou saída de mercadorias e serviços.

Serviços específicos para gestão de NFe representam uma melhor solução pois monitoram e captam as notas direto das Secretarias da Fazenda, imediatamente após a emissão, garantindo que qualquer documento emitido a favor da sua empresa seja verificado, conferido e validado, evitando, inclusive, riscos fiscais com a eventual emissão de notas frias, fraude que soma 124 milhões somente no Estado de São Paulo.

Sem considerar o tempo que a sua equipe se dispende consultando notas fiscais manualmente e forem emitidas 100 notas por dia/ semana ou mês, equivalem à inúmeras horas mensais dedicadas apenas às consultas de Notas Fiscais. Considerando o SLT (Salário Liquido Total) base de R$ 3 mil, são ao menos R$ 750,00 de honorários daquele contador aplicados apenas na consulta manual das notas. O dinheiro pago não é usado numa operação mais complexa de profissionais. Então pare de perder tempo consultando Notas Fiscais, automatize seu processo e toda a gestão financeira na sua organização.

Caso você precise de informações como essa com frequência, para ficar sempre atualizado, converse regularmente com o seu contador:

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

Não verificar a validade jurídica de arquivos XMLs que você recebe e tenha a salva-guarda:

Uma NFe possui dois “carimbos” de segurança:

a) Sua Assinatura Digital, que é carimbada no momento da emissão e certifica a identidade emissora da nota;

b) E o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda, órgão responsável. Somente confirmando essas informações é que você consegue garantir a veracidade daquela nota fiscal e saber se ela é ou não verdadeira.

A principal função da DANFE é facilitar a consulta da validade da NFe e a existência de possíveis cartas de correção, junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

Separamos então mais um Bonus para você que chegou até o final da leitura:

Pensar ou achar que a Gestão Financeira, Fiscal, Contábil e Tributária relacionada a NFe se baseia em salva-guarda de notas fiscais para simplesmente evitar multas, fiscalizações e para a contabilidade fazer seu trabalho é um grande engano, as Notas Fiscais eletrônicas são extremamente ricas em informação – tem muito mais dados que você possa imaginar na DANFE – e eles podem ser utilizados para o bem comum da sua empresa, guiando suas decisões gerenciais (Tomada de decisão) entre os acionistas.

Por exemplo, uma empresa de medicamentos pode verificar em tempo real (real-time) a validade de um lote de produtos, (o que de fato resulta em economia financeira significativa de tempo e mais agilidade nos processos desde a compra de insumos, até a substituição de mesmos nas gôndolas).

Nos campos das notas fiscais é possível obter informações como o valor ICMS sobre cada produto, alíquotas e o código CFOP, por exemplo. É possível gerar relatórios auxiliares e planilhas com todas as informações necessárias existentes nas notas fiscais que desejar e assim saber o valor total de tributações, produtos, top tem customers, Vendors entre outros.

Sua empresa está atrás de XMLs das Notas Fiscais?

Tenha as suas NFe emitidas contra o seu CNPJ direto da Secretaria da Fazenda, baixe os XMLs em rotinas mensais das NFe e tenha suas NFe sem complicações para sua salva-guarda. distribuindo nas informações em uma linha atenua de tempo é possível entender como os preços por unidade, litro, KG ou peso estão variando ao longo de meses ou ano.

A empresa precisa controlar o seu negócio com eficiência, se quiser sempre aumentar lucros e a qualidade no trabalho de seus funcionários. Caso contrário, seu negócio pode perder uma oportunidade de crescimento porque você não conseguiu moldar uma estratégia rapidamente.

Nas NFe transportadas você pode levantar os custos envolvidos através de livros fiscais que tem como transporte separado por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte.

Além disso, ainda pode separar a mercadorias transportadas por fornecedor de transporte para entender quais vocês mais utilizam, por custo, por volume de entregas para renegociar contratos num futuro próximo com seus clientes e fornecedores, também calcular comissões sobre vendas para seus vendedores e representantes comerciais na empresa.

Integrar informações financeiras envolvendo bancos nos envios de empresas para pagamentos e recebimentos (Remessa/ retorno) diariamente e gerar demonstrativos financeiros consolidados ou mesmo individualizados e compreender seus indicadores financeiros, demonstrativos e balancetes para tomada de decisão.

Não tenho dúvida que você, cometa esses tipos de erros na sua organização.

Afinal, se você não possui um contador experiente a favor da sua empresa ou tenha alguma dúvida sobre Gestão de Notas Fiscais, atividades financeiras e gestão de documentos e necessita de uma solução imediata. Entre em contato com o Contador Independente.